Bagaimanakah Prosedur Pemberian Surat Peringatan?

Pertanyaan

Bagaimanakah prosedur pemberian surat peringatan? Jenis sebab dikeluarkannya SP? Dan apakah keteledoran/ human error menyebabkan kerugian
perusahaan dapat dikenai SP?

Jawaban

Jawaban:
1. Surat Peringatan (SP) adalah merupakan salah satu cara pembinaan bagi pekerja bila ia melakukan kesalahan/pelanggaran sebagaimana diatur dalam Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
2. Dalam hal kesalahan pekerja tidak terlalu berat, misalnya sering datang terlambat di kantor, pembinaan dapat dilakukan dengan peringatan lisan terlebih dahulu. Bila ada tendensi peringatan lisan (beberapa kali) tidak membuahkan perbaikan, sudah saatnya pimpinan langsung pekerja (immediate
supervisor) mengeluarkan SP 1.
3. UU No 13 tahun 2003, Pasal 161 antara lain mengatur bahwa bisa dibuat SP1, SP2, dan SP3. Masing-masing SP berlaku 6 bulan. Bila SP1 masih berlaku, pekerja masih juga melakukan pelanggaran, dikeluarkan SP2, dst. Silakan pelajari Pasal tersebut selengkapnya dalam UU tersebut.
4. Meski prosedur pemberian SP tidak diatur dalam per-UU-an, disarankan SP diberikan/disampaikan oleh pimpinan langsung oleh pekerja (bukan oleh HR), dengan didampingi oleh Staff HR/Hubungan Industrial. Pimpinan langsung sebelum menentukan tindakan disiplin apa yang akan dikenakan kepada pekerja wajib berkonsultasi terlebih dahulu dengan Staff HR/Hubungan Industrial.
Pembinaan pekerja merupakan tanggung jawab pimpinan, bukan HR.
5. Keteledoran/human error merupakan salah satu hal yang dapat diberikan SP, terlepas apakah human error itu "dapat" berakibat menimbulkan bahaya/kerugian (berarti belum) atau bahkan sudah menimbulkan bahaya/kerugian.
6. Ketentuan tentang jenis atau periodiasi SP sebagaimana pada butir 3, dapat disimpangi oleh Perusahaan untuk dituangkan dalam PP atau PKB.

Mengatasi "Burnout" di Tempat Kerja

"Burnout” adalah kondisi terperas habis dan kehilangan energi psikis maupun fisik. Biasanya hal itu disebabkan oleh situasi kerja yang tidak mendukung atau tidak sesuai dengan kebutuhan dan harapan.

Biasanya burnout dialami dalam bentuk kelelahan fisik, mental, dan emosional yang intens. Karena bersifat psikobiologis (beban psikologis berpindah ke tampilan fisik, misalnya mudah pusing, tidak dapat berkonsentrasi, gampang sakit) dan biasanya bersifat kumulatif, maka kadang persoalan tidak demikian mudah diselesaikan. Bahkan, seperti spiral, bisa makin melebar, mengganggu kinerja dan pada gilirannya dapat menyebabkan tambahan tekanan bagi pekerja yang lain.

Kekurangjelasan hak dan tanggung jawab kerja serta konflik peran (misalnya tuntutan kerja tidak konsisten dengan nilai-nilai yang diyakini) dapat berkontribusi. Terlebih bila ada beban berlebih, tuntutan kerja yang berat tanpa ada penghargaan atau capaian yang dirasa memadai. Sedikitnya dukungan sosial di dalam lembaga maupun dari luar lembaga serta kesulitan untuk mengambil keputusan mandiri juga dapat menjadi penyebab.

Menurut Psikolog Kristi Poerwandari dalam artikel "Mengatasi Burnout di Tempat Kerja" (Minggu, 10 Januari 2010), idealnya lembaga tempat kerja bisa mengembangkan mekanisme untuk mencegah atau meminimalkan burnout, dan pemimpin memahami peran yang secara ideal dijalankannya untuk membawa energi positif dan kesolidan kerja dalam timnya.

Namun, tidak jarang ada kasus, justru pemimpin menjadi pihak yang menyebabkan, atau memperparah situasi. Jika hal itu terjadi, Kristi menyarankan adanya komunikasi secara terbuka, jujur sekaligus tetap santun dengan sang pemimpin tersebut. Sekaligus, anak buah yang bersangkutan perlu mencoba memahami visi atasan, dan menjelaskan situasi nyata di lapangan agar terjadi kompromi.

Bila bawahan memang sulit mengupayakan komunikasi yang lebih baik dengan atasan, yang dapat dilakukan tampaknya hanyalah mengembangkan mekanisme pribadi dan lingkungan kerja terdekat untuk meminimalkan atau mengatasi masalah:

Berikut tips :

-Mengelola beban kerja secara realistis, menyadari bahwa tidak semua persoalan dapat segera dibereskan secara tuntas.

-Menyeimbangkan gaya hidup, seperti mengonsumsi makanan sehat, tidur dan istirahat cukup, berolahraga, dan mempertahankan koneksi dengan orang-orang dekat sebagai kelompok dukungan.

-Mengurangi ketegangan dengan berbagai cara fisik (olah napas, relaksasi, olah tubuh), menyelang-seling aktivitas stres tinggi (misalnya rapat penting, lobi) dengan aktivitas bertegangan rendah (bercakap dengan bawahan), menggunakan waktu jeda atau istirahat untuk recharge energi seperti ngobrol dengan teman dekat, nonton drama-komedi, duduk di depan kolam ikan, atau melakukan hobi.

-Menyadari atau mewaspadai tanda-tanda awal stres kerja (konflik dengan rekan dan atasan, beban berlebih) dan segera mengambil langkah mengelola atau mengatasinya.

Bila kita masih saja merasa sangat tidak nyaman dan tidak lagi terhubung dengan tempat kerja, bahkan terus berpikir ingin pergi, mungkin memang saatnya bagi kita untuk menemukan atau mengonstruksi yang baru.